Ogłoszenia konkursowe

Warszawa, 10 lipca 2017

 

Zapytanie ofertowe nr   1/07/2017

dotyczące postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności mającego na celu: wybór ośrodka w celu organizacji Plenerów Film Spring Open 2017 współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru „Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”

zgodnie z umową nr EACEA/HT/SPP 16DO27626:

I. Składający zapytanie

 

Fundacja Film Spring Open

01-986 Warszawa
ul Wazów 12

Tel: +48 507933273

Fax: 022 8342295

e-mail: marta.dalecka@filmspringopen.eu

www.filmspringopen.eu

 

II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajęcie pomieszczeń – sal szkoleniowych, miejsc noclegowych (zgodnie z punktami od 9 do 14 niniejszego zapytania ofertowego) celem prowadzenia warsztatów, wykładów zgodnie z projektem „Plenery Film Spring Open 2017”.

Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.).

 

  1. Lokalizacja ośrodka: w Krakowie, ale poza jego zurbanizowana częścią, w odległości 30 minut od Centrum Krakowa – środkiem transportu miejskiego np.: autobus, w odległości nie większej niż 15 min. jazdy samochodem od lotniska.
  2. Powinien być położony w obrębie miasta, ale nie w jego zurbanizowanej części.
  3. Posiadać dostęp do terenów zielonych i bogactwo lokacji do kręcenia filmów w pobliżu.
  4. Na czas trwania Plenerów powinien być zamknięty dla innych gości.
  5. Usługi dodatkowe:

a) Budynek, w którym znajduje się sala szkoleniowa powinien:

  • być pod opieką administratora w czasie Plenerów,
  • posiadać teren umożliwiający organizację planów zdjęciowych w plenerze – w cenie,
  • umożliwiać uczestnikom przez cały czas trwania Plenerów 24 godziny na dobę swobodny dostęp do przestrzeni wspólnych, montażowni, auli wykładowej i 2 mniejszych sal do wykładów i spotkań (w celu pracy w grupach twórczych i wykładów), dwóch sal do organizacji wypożyczalni sprzętu, a także pomieszczenia, w którym Fundacja zorganizuje biuro Plenerów,
  • posiadać oddzielne pomieszczenie przeznaczone na stołówkę,
  • miejsce na auli wykładowej, w którym można postawić roll-upy informujące o Projekcie i jego partnerach; możliwość rozłożenia ulotek i materiałów reklamowych zarówno Fundacji jak i partnerów wydarzenia.
  • Ośrodek powinien dysponować miejscem plenerowym z możliwością zaparkowania dwuosiowego autobusu należącego do Fundacji Film Spring Open – Cinebusa o wadze 13 ton, o wymiarach 12,8 m x 2,5 m i rozstawienia od lewego boku autobusu – hali namiotowej o wymiarach 10 m x 7,5 m i prowadzącego do niego przedsionka.
  • Ośrodek musi posiadać możliwość przyłącza elektrycznego do podpięcia dwóch tablic elektrycznych w Cinebusie – do zasilenia, których potrzebny jest trójfazowy prąd 15 kW z gniazdem 32 A pięciopinowym. Przyłącze musi znajdować się nie dalej niż 100 m od miejsca zaparkowania Cinebusa.
  • Ośrodek powinien umożliwić bezpłatne korzystanie z parkingu dla uczestników, wykładowców i pracowników Fundacji Film Spring Open (nie mniej niż 30 miejsc parkingowych znajdujących się obok obiektu).
  • posiadać kadrę pracowników, którzy mają doświadczenie w pracy przy organizacji takich wydarzeń i pomogą Fundacji Film Spring Open w sprawnej organizacji produkcji wydarzenia od strony technicznej uzależnionej od ośrodka.

b) Możliwość elastycznego ustalenia godzin rozpoczęcia zajęć przed każdym warsztatem i wykładem.

c) Podczas trwania Plenerów ośrodek nie powinien przyjmować innych gości, nie ma też możliwości organizowania innych imprez na swoim terenie.

 

  1. Planowane terminy zajęć:
  • Warsztaty są zaplanowane wg harmonogramu zamieszczonego w załączniku nr 1.
  • Usługodawca powinien zapewnić możliwość ustalenia godzin rozpoczęcia zajęć przed każdym warsztatem.

 

  1. Noclegi:

a) Pokoje powinny:

  • Znajdować się w tym samym budynku, co sale szkoleniowe i magazyny sprzętu oraz montażownia i biuro Plenerów;
  • Umożliwiać nocleg organizatorom, wykładowcom oraz stypendystom (z uwzględnieniem podziału na płeć) dla organizatorów 3 dni przed rozpoczęciem i po zakończeniu Plenerów, a dla uczestników i stypendystów od dnia rozpoczęcia do ostatniego dnia szkolenia, a także dla uczestników Plenerów – w sumie dla minimum 170 osób; w pokojach jedno, dwu i trzyosobowych oraz pokojach typu studio;
  • każdy pokój powinien posiadać własną, oddzielną łazienkę;

b) Uczestnicy powinni mieć możliwość zakwaterowania się od 8 rano.

 

  1. Sala wykładowa posiadająca swój własny system nagłośnienia posiadająca możliwość projekcji

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • sala wykładowa w układzie amfiteatralnym na minimum 170 słuchaczy. Rozłożenie miejsc siedzących umożliwiające dobrą widoczność ekranu do projekcji filmów oraz podestu/podwyższenia dla wykładowców;
  • mieć własny system nagłośnienia;
  • mieć stały dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu o podstawie 4,5 m;
  • powinna mieć możliwość całkowitego wyciemnienia i zamknięcia;
  • posiadać kabinę projekcyjną z możliwością rozstawienia w niej sprzętu i pracy dla dwóch osób;
  • posiadać kabinę tłumacza lub pomieszczenie z podglądem i odsłuchem dla tłumacza.

 

  1. Sala spotkań dla grup twórczych

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 16 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu;
  • powinna mieć możliwość wyciemnienia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Dodatkowa sala spotkań dla grup twórczych

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 10 osób;
  • mieć dostęp do Internetu;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Duża sala, która będzie przeznaczona na montażownię

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort przy minimum 20 stanowiskach komputerowych (każde po dwa monitory około 32′);
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia stacji roboczych oraz monitorów,
  • powinna mieć możliwość wyciemnienia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym;
  • dostępność 24 godziny na dobę;
  • możliwość zamknięcia na klucz.

 

  1. Pomieszczenie przeznaczone na wypożyczalnię kamer i innego sprzętu filmowego

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 3 osób z trzema stanowiskami pracy przy stołach;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia laptopów i drukarki, ustawienia stołów do rozłożenia sprzętu;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia i zabezpieczenia przed włamaniem – znajdować się blisko portierni.

 

  1. Pomieszczenie przeznaczone na wypożyczalnię oświetlenia filmowego

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 2 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia komputera;
  • stół z możliwością przy nim pracy dla 1 osoby i krzesło dla petenta, a także pustą przestrzeń do rozstawienia filmowego sprzętu oświetleniowego;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Pomieszczenie biurowe

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 4 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia laptopów i drukarki, usytuowanie blisko wejścia – na parterze budynku – tak by uczestnicy projektu łatwo i szybko mogli do niej trafić;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia;
  • dostępność dla pracowników Fundacji 24 godziny na dobę.

 

 III. Opis sposobu przygotowania oferty:

  1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
  2. Oferta powinna mieć formę pisemną, być wypełniona czytelnie, w języku polskim w jednym egzemplarzu.
  3. Składając ofertę, Wykonawca musi przedłożyć:

– wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania),

–  oświadczenie o braku powiązań (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania),

– pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik.

  1. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane.
  2. Oferta powinna zawierać:

– krótki opis oferowanych pomieszczeń i warunków,

– informację, że ośrodek dysponuje wolnymi terminami zgodnymi z harmonogramem (z załącznika 1) oraz wykaże elastyczność w razie konieczności zmiany terminów,

– cenę wynajęcia poszczególnych sal wraz z ich dostępnością do wymienionych w zapytaniu pomieszczeń (cenę jednostkową brutto za dzień i łączną brutto)

– cenę noclegów (cenę jednostkową brutto za dzień i łączną brutto)

– do oferty może zostać załączona dokumentacja potwierdzająca oferowane warunki tj. np. plan pomieszczeń, dokumentacja fotograficzna.

– Zamawiający może zwrócić się do Oferentów z prośbą o informacje uzupełniające dotyczące złożonej oferty.

  1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.

 

VI. Zasady współpracy i finansowanie:

  • Wszystkie usługi będą finansowane na podstawie umowy w terminie od połowy października do połowy listopada 2017.
  • Rozliczenie usługi na podstawie wystawionej faktury z terminem płatności 14 dni.
  • Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru „Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”.

 

V. Kryteria oceny ofert:

  • cena ofertowa – waga kryterium – 80 pkt.

Ilość punktów = Cbn / Cb  x 80

Cbn – Cena ofertowana brutto najtańszej oferty

Cb – Cena oferowana brutto ocenianej oferty

 

  • doświadczenie w organizacji podobnych imprez – waga kryterium -20 pkt.
  1. Ilość punktów = Lp / Lpn x 20

Lp –   liczba ………………………….

Lpn – największa liczba ……………………………….

 

VI. Sposób oraz termin złożenia oferty:

  • Oferta winna być złożona bezpośrednio do siedziby zamawiającego lub za pośrednictwem poczty (z dopiskiem 1/07/2017) lub mailowo na adres marta.dalecka@filmspringopen.eu do dnia 17.07.2017 do godziny 15:00.
  • Adres zamawiającego: Fundacja Film Spring Open, ul Wazów 12, 01-986 Warszawa
  • Zamawiający informuje jednocześnie, że Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełni wszystkie wymagania określone w zaproszeniu do składania ofert oraz zaoferuje najniższą cenę. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z zastrzeżeniem art. 91 ust 5 i 6.
  • Negocjacje ceny nie będą prowadzone.

– Dodatkowe informacje można uzyskać u pani Marty Daleckiej, pod numerem telefonu 507933273 w godzinach 9-16.00.

– ogłoszenie dostępne jest na stronie www.filmspringopen.eu;

 

VII. Wykluczenia z postępowania

W ramach postępowania wyklucza się podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające na:

  • Uczestniczeniu w spółce Zamawiającego, jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej
  • Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji w spółce Zamawiającego
  • Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
  • Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

VIII. Ogłoszenie wyników postępowania

  • Otwarcie ofert nastąpi 20.07.2017 o godzinie 10.30
  • Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie, nie później niż w terminie 4 dni roboczych od dnia otwarcia ofert.
  • Podpisanie umowy nastąpi w ciągu 7 dni kalendarzowych od zatwierdzenia oferty.
  • Termin związania ofertą: 30 dni od daty upływu składania ofert.

IX. Wykaz załączników

Załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego jest załącznik nr 1, załącznik nr 2, załącznik nr 3.

Pobierz PDF:

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

Warszawa 20.07.2017

 

Fundacja Film Spring Open

ul Wazów 12

01-986 Warszawa

INFORMACJA O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

W POSTĘPOWANIU PROWADZONYM ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI

 

dotyczące wyboru ośrodka w celu organizacji Plenerów Film Spring Open 2017 współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru „Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”  zgodnie z umową nr EACEA/HT/SPP 16DO27626

 

Działając zgodnie z zasadą konkurencyjności, Zamawiający – Fundacja Film Spring Open zawiadamia, że w wyniku przeprowadzonego postępowania na wyłonienie ośrodka w celu organizacji warsztatów w ramach projektu „Plenery Film Spring Open 2017” została wybrana oferta nr 1 złożona przez Dom Gościnny „Przegorzały” Uniwersytet Jagielloński, ul. Jodłowa 13, 30-252 Kraków.
Pobierz PDF Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

 

 

Warszawa, 3 października 2017
Zapytanie ofertowe nr 1/09/2017
dotyczące postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności mającego na celu: wybór obsługi technicznej w celu organizacji Plenerów Film Spring Open 2017 współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru „Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”
zgodnie z umową nr EACEA/HT/SPP 16DO27626:
Składający zapytanie
Fundacja Film Spring Open
01-986 Warszawa
Tel: +48 507933273
Fax: 022 228342295
e-mail: marta.dalecka@filmspringopen.eu
www.filmspringopen.eu
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zapytania ofertowego jest wyłonienie obsługi technicznej, która podczas trwania warsztatów będzie wspierać technicznie i udzielać konsultacji uczestnikom Plenerów. Do jej obowiązków należeć będzie obsługa kinowych projekcji, które będą odbywać się podczas Plenerów, sal wykładowych i projekcyjnych, magazynu kamerowego i montażowni, magazynu oświetlenia, a także Cinebusa podczas warsztatów i wykładów, nakręcanie materiałów do making of a także montaż filmu promocyjnego zgodnie z założeniami projektu „Plenery Film Spring Open 2017”. Plenery odbywać się będą w Krakowie w Ośrodku Uniwersytetu Jagiellońskiego w Przegorzałach w Krakowie w terminie 19 – 28 października 2017.
Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.).
Ekipa techniczna: powinna być obecna co najmniej dwa dni przed rozpoczęciem Plenerów i dwa dni po jego zakończeniu w celu przygotowania od strony technicznej infrastruktury warsztatów. Podczas trwania warsztatów powinna nadzorować prawidłowy przebieg warsztatów i konsultować od strony technicznej problemy uczestników.
Obowiązki ekipy technicznej:
Przygotowanie auli wykładowej do projekcji polegające na zorganizowaniu stanowiska do projekcji, rozstawienie ekranu i wysłonięcie jego boków, wysłonięcie okien w auli wykładowej, rozstawienie stołów, zawieszenie kotary – przedsionka przed wejściem na aulę. Przygotowanie systemu rejestracji wydarzeń z auli do streamingu na kanał YouTube i do archiwum Fundacji Film Spring Open, a także nagrywanie tłumaczeń symultanicznych. Ustawienie mikrofonów, przygotowanie systemu rejestracji i archiwizacji wykładów. Obsługa rejestracji wykładów i wydarzeń podczas całych Plenerów Film Spring Open.
Zorganizowanie dwóch stanowisk kamerowych do streamingu wykładów: okablowanie i podłączenie miksera wizyjnego, okablowanie auli do stanowisk wykładowców na scenie. Obsługa kamer podczas prelekcji.
Organizacja magazynu sprzętu kamerowego polegająca na zorganizowaniu stanowisk pracy i magazynowania kamer, rozstawieniu stołów, inwentaryzacja i opieka nad sprzętem od Partnerów, opisywaniu sprzętu, przygotowaniu listy sprzętu dla ubezpieczyciela, wprowadzanie go do elektronicznego spisu rezerwacji, obsługa uczestników polegająca na wypożyczaniu sprzętu. Ładowanie baterii przed wypożyczeniem. Pakowanie sprzętu i sprawdzanie przed odesłaniem go do Partnerów.
Zorganizowanie pomieszczenia montażowni i archiwizacji. Zorganizowanie stanowisk pracy, rozstawienie sprzętu i jego konfiguracja, zorganizowanie wewnętrznej sieci w montażowni intranetu, wgranie oprogramowania do stacji roboczych, czuwanie nad prawidłowym przebiegiem prac w montażowni, nadzór nad uczestnikami, a także pomoc w pracach montażowych.
Rozprowadzenie sieci internetowej po Ośrodku i do Cinebusa i jej konfiguracja. Konfiguracja serwera i spięcie stacji roboczych w sieć. Nadzór nad archiwizacją materiałów z wykładów i warsztatów, a także archiwizacja materiałów d uczestników.
Zorganizowanie magazynu światła. Inwentaryzacja sprzętu i akcesoriów a także obsługa uczestników Plenerów.
Obsługa techniczna:
Aula (4 osoby):
1. Technik obrazu cyfrowego (DIT) – który organizuje i nadzoruje infrastrukturę sieciową warsztatów.
2. Osoby do obsługi obsługi systemu rejestracji wykładów i projekcji filmów – umiejętność budowy infrastruktury technicznej sali projekcyjnej. Nadzór przy projekcjach. Będą zajmować się projekcją materiałów filmowych podczas Plenerów, a także czuwa nad streamingiem live wykładów, (organizuje całą infrastrukturę sieciową warsztatów). Koordynują cyfrową część warsztatów, obsługują otwieranie paczek DCP a także projekcje z innych nośników.
3. Osoby do obsługi streamingu.
Magazyn kamerowy (4 osoby):
Znajomość sprzętu kamerowego i jego akcesoriów, umiejętność jego obsługi. Nadzór nad wydawaniem i odbiorem sprzętu. Sprawdzanie działania sprzętu przy wydawaniu i odbiorze, Rozpakowywanie i segregowanie sprzętu, a także sprawdzanie jego kompletności. Pakowanie sprzętu przed odesłaniem do Partnerów
Magazyn oświetlenia filmowego (2 osoby):
Znajomość sprzętu oświetleniowego i jego akcesoriów, umiejętność jego obsługi. Nadzór nad wydawaniem i odbiorem sprzętu. Sprawdzanie działania sprzętu przy wydawaniu i odbiorze, Rozpakowywanie i segregowanie sprzętu, a także sprawdzanie jego kompletności. Pakowanie sprzętu przed odesłaniem do Partnerów
Montażownia (3 osoby):
1. Umiejętność budowy infrastruktury informatycznej Plenerów, budowanie sieci, znajomość komputerów i oprogramowania. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem montażowni. Praktyczna umiejętność montażu i znajomość programów montażowych
2. Jedna z osób tam pracujących powinna znać się na obsłudze serwera. Do jej obowiązków będzie należało archiwizowanie nie tylko materiałów filmowych uczestników ale także zajmowanie się zapisem materiałów z wykładów i warsztatów do archiwum Fundacji Film Spring Open
Cinebus (1 osoba):
1. Umiejętność organizowania stanowisk pracy montażowej, archiwizacji, projekcji, miksowania telewizji internetowej, a także umiejętność organizowania infrastruktury Cinebusa.
Dźwiękowiec (1 osoba): Obsługa dźwiękowa specjalisty do spraw nagrywania dźwięku, który zorganizuje infrastrukturę dźwiękową, będzie obsługiwał od strony dźwiękowej nagrywanie wykładów, a także będzie nagrywał dźwięk do making of, a także warsztatów musi posiadać także własny sprzęt dźwiękowy
Operator (1 osoba) : który zajmie się strumieniowaniem live i rejestracją wykładów – zbieranie materiałów do making of – filmu promocyjnego z Plenerów.
Montażysta specjalista od CGI (1 osoba): który zmontuje making of z Plenerów Film Spring Open 2017.
Planowane terminy zajęć:
Warsztaty będą się odbywać w terminie od 19 do 28 października 2017. (Harmonogram stanowi załącznik nr 1 tego zapytania).
Wykonawca powinien dostosować się d—o zmian harmonogramu warsztatów. Powinien wykazywać dużą elastyczność.
Zamawiający zapewnia zakwaterowanie i wyżywienie podczas Warsztatów.
Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
2. Oferta powinna mieć formę pisemną, być wypełniona czytelnie, w języku polskim w jednym egzemplarzu.
3. Składając ofertę, Wykonawca musi przedłożyć:
– wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania),
– oświadczenie o braku powiązań (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania),
– pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik.
5. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane.
6. Oferta powinna zawierać:
– krótki umiejętności i wykształcenia,
– informację, że wykonawca dysponuje wolnymi terminami zgodnymi z harmonogramem oraz wykaże elastyczność w razie konieczności zmiany terminów,
– wysokość wynagrodzenia (podana kwota powinna być kwotą brutto uwzględniającą także koszty pracodawcy)
Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w obsłudze podobnych wydarzeń.
Zasady współpracy i finansowanie:
Wszystkie usługi będą finansowane na podstawie umów.
Rozliczenie usług na podstawie wystawionej faktury lub rachunku z terminem płatności 14 dni.
Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru „Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”.
Kryteria oceny ofert:
cena ofertowa – waga kryterium – 95 pkt.
Ilość punktów = Cbn / Cb x 95
Cbn – Cena ofertowana brutto najtańszej oferty
Cb – Cena oferowana brutto ocenianej oferty
doświadczenie w organizacji podobnych imprez – waga kryterium -5pkt.
Ilość punktów = Lp / Lpn x 5
Lp – liczba ………………………….
Lpn – największa liczba ……………………………….
Sposób oraz termin złożenia oferty:
Oferta winna być złożona bezpośrednio do siedziby zamawiającego lub za pośrednictwem poczty (z dopiskiem 1/07/2017) lub mailowo na adres:
marta.dalecka@filmspringopen.eu do dnia 09.10.2017 do godziny 15:00.
Adres zamawiającego: Fundacja Film Spring Open, ul Wazów 12, 01-986 Warszawa
Zamawiający informuje jednocześnie, że Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełni wszystkie wymagania określone w zaproszeniu do składania ofert oraz zaoferuje najniższą cenę. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z zastrzeżeniem art. 91 ust 5 i 6 Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z zastrzeżeniem art. 91 ust 5 i 6.
Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość negocjacji ceny.
– Dodatkowe informacje można uzyskać u pani Marty Daleckiej, pod numerem telefonu 507933273 w godzinach 9-16.00.
– ogłoszenie dostępne jest na stronie www.filmspringpen.eu
VII. Wykluczenia z postępowania
W ramach postępowania wyklucza się podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające na:
– Uczestniczeniu w spółce Zamawiającego, jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej
– Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji w spółce Zamawiającego
– Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
– Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Ogłoszenie wyników postępowania
Otwarcie ofert nastąpi 10.10.2017 o godzinie 10.30
Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie, nie później niż w terminie 4 dni roboczych od dnia otwarcia ofert.
Podpisanie umowy nastąpi w ciągu 10 dni kalendarzowych od zatwierdzenia oferty.
Termin związania ofertą: 30 dni od daty upływu składania ofert.
Wykaz załączników
Załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego jest załącznik nr 1, załącznik nr 2, załącznik nr 3.
Pobierz PDF:

 

 

Warszawa, 2.08.2018

Zapytanie ofertowe nr  1/08/2018

dotyczące postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności mającego na celu: wybór ośrodka w celu organizacji Plenerów Film Spring Open 2018 współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru „Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”
zgodnie z umową nr  2017-2773/001-001578016-CREA-2-2017-1- PL-MED-TRAINING:

  1. Składający zapytanie

 

Fundacja Film Spring Open

01-986 Warszawa
ul Wazów 12

Tel: +48 507933273

e-mail: marta.dalecka@filmspringopen.eu

www.filmspringopen.eu

 

  1. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajęcie pomieszczeń – sal szkoleniowych, miejsc noclegowych (zgodnie z punktami od 9 do 14 niniejszego zapytania ofertowego) celem prowadzenia warsztatów, wykładów zgodnie z projektem „Plenery Film Spring Open 2018”, a także wyżywienia organizatorów, wykładowców i stypendystów oraz opiekunów grup podczas Plenerów Film Spring Open 2018.

Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.).

 

  1. Lokalizacja ośrodka: w Krakowie, ale poza jego zurbanizowana częścią, w odległości 30 minut od Centrum Krakowa – środkiem transportu miejskiego np.: autobus, w odległości nie większej niż 15 min. jazdy samochodem od lotniska.
  2. Powinien być położony w obrębie miasta, ale nie w jego zurbanizowanej części.
  3. Posiadać dostęp do terenów zielonych i bogactwo lokacji do kręcenia filmów w pobliżu.
  4. Na czas trwania Plenerów powinien być zamknięty dla innych gości.
  5. Ośrodek powinien mieć na swoim terenie restaurację w której będą serwowane posiłki.
  6. Usługi dodatkowe:
  1. a) Budynek, w którym znajduje się sala szkoleniowa powinien:
  • być pod opieką administratora w czasie Plenerów,
  • posiadać teren umożliwiający organizację planów zdjęciowych w plenerze – w cenie,
  • umożliwiać uczestnikom przez cały czas trwania Plenerów 24 godziny na dobę swobodny dostęp do przestrzeni wspólnych, montażowni, auli wykładowej i 2 mniejszych sal do wykładów i spotkań (w celu pracy w grupach twórczych i wykładów), dwóch sal do organizacji wypożyczalni sprzętu, a także pomieszczenia, w którym Fundacja zorganizuje biuro Plenerów,
  • posiadać oddzielne pomieszczenie przeznaczone na stołówkę,
  • miejsce na auli wykładowej, w którym można postawić roll-upy informujące o Projekcie i jego partnerach; możliwość rozłożenia ulotek i materiałów reklamowych zarówno Fundacji jak i partnerów wydarzenia.
  • Ośrodek powinien dysponować miejscem plenerowym z możliwością zaparkowania dwuosiowego autobusu należącego do Fundacji Film Spring Open – Cinebusa o wadze 13 ton, o wymiarach 12,8 m x 2,5 m i rozstawienia od lewego boku autobusu – hali namiotowej o wymiarach 10 m x 7,5 m i prowadzącego do niego przedsionka.
  • Ośrodek musi posiadać możliwość przyłącza elektrycznego do podpięcia dwóch tablic elektrycznych w Cinebusie – do zasilenia, których potrzebny jest trójfazowy prąd 15 kW z gniazdem 32 A pięciopinowym. Przyłącze musi znajdować się nie dalej niż 100 m od miejsca zaparkowania Cinebusa.
  • Ośrodek powinien umożliwić bezpłatne korzystanie z parkingu dla uczestników, wykładowców i pracowników Fundacji Film Spring Open (nie mniej niż 30 miejsc parkingowych znajdujących się obok obiektu).
  • posiadać kadrę pracowników, którzy mają doświadczenie w pracy przy organizacji takich wydarzeń i pomogą Fundacji Film Spring Open w sprawnej organizacji produkcji wydarzenia od strony technicznej uzależnionej od ośrodka.

b) Możliwość elastycznego ustalenia godzin rozpoczęcia zajęć przed każdym warsztatem i wykładem.

c) Podczas trwania Plenerów ośrodek nie powinien przyjmować innych gości, nie ma też możliwości organizowania innych imprez na swoim terenie.

d) Wszystkie posiłki dla uczestników warsztatów powinny być wydawane na terenie Ośrodka,

e) Ośrodek zapewni także obsługę kelnerską wydawanych posiłków,

f) Posiłki powinny być przygotowywane tego samego dnia,

g) Posiłki powinny być serwowane w naczyniach wielokrotnego użytku,

h) Wydawane sztućce powinny być wielokrotnego użytku,

i) przygotowanie śniadania dla uczestników w formie szwedzkiego stołu – z zestawem produktów śniadaniowych do wyboru. W skład posiłku powinno wchodzić przynajmniej jedno danie na ciepło, także zestaw napoi do wyboru. Do wyboru powinny być także produkty mięsne, wegetariańskie oraz mleczne i owoce. Śniadania będą wydawane od godziny 7:30 do godziny 12:30,

j) przygotowanie posiłków obiadowych składających się zupy i drugiego dania (około 500 g) dla każdej osoby korzystającej z usługi. Dania powinny być dostępne w formie zarówno mięsnej jak i wegetariańskiej do wyboru. Obiady będą wydawane w godzinach od 13:00 do 16:00,

k) przygotowanie posiłków na kolację w formie dań na ciepło (porcja około 500 g) – w formie wegetariańskiej i mięsnej do wyboru. Kolacje będą wydawane od godziny 18:00 do 21:00,

l) ilość spożywanych posiłków będzie elastyczna – w zależności od ilości wykładowców, opiekunów grup, gości organizatorów danego dnia. Organizatorzy będą każdego dnia aktualizować listę osób spożywających posiłki,

ł) organizatorzy będą płacić za posiłki dla wykładowców, opiekunów grup, gości, a także obsługi technicznej oraz 45 stypendystów,

m) posiłki będą też spożywać uczestnicy warsztatów, którzy będą się z ośrodkiem/firmą cateringową rozliczać indywidualnie. Ilość spożywanych posiłków przez uczestników warsztatów nie jest zależna od organizatorów. Jednakże Oferent powinien zapewnić kupno przez nich posiłków.

n) Do każdego posiłku podawane będą napoje.

 

  1. Planowane terminy zajęć:
  • Warsztaty są zaplanowane wg harmonogramu zamieszczonego w załączniku nr 1.
  • Usługodawca powinien zapewnić możliwość ustalenia godzin rozpoczęcia zajęć przed każdym warsztatem.

 

  1. Noclegi:

a) Pokoje powinny:

  • Znajdować się w tym samym budynku, co sale szkoleniowe i magazyny sprzętu oraz montażownia i biuro Plenerów;
  • Umożliwiać nocleg organizatorom, wykładowcom oraz stypendystom (z uwzględnieniem podziału na płeć) dla organizatorów 3 dni przed rozpoczęciem i po zakończeniu Plenerów, a dla uczestników i stypendystów od dnia rozpoczęcia do ostatniego dnia szkolenia, a także dla uczestników Plenerów – w sumie dla minimum 170 osób; w pokojach jedno, dwu i trzyosobowych oraz pokojach typu studio;
  • każdy pokój powinien posiadać własną, oddzielną łazienkę;

b) Uczestnicy powinni mieć możliwość zakwaterowania od 8 rano.

 

  1. Sala wykładowa posiadająca swój własny system nagłośnienia posiadająca możliwość projekcji

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • sala wykładowa w układzie amfiteatralnym na minimum 170 słuchaczy. Rozłożenie miejsc siedzących umożliwiające dobrą widoczność ekranu do projekcji filmów oraz podestu/podwyższenia dla wykładowców;
  • mieć własny system nagłośnienia;
  • mieć stały dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu o podstawie 4,5 m;
  • powinna mieć możliwość całkowitego wyciemnienia i zamknięcia;
  • posiadać kabinę projekcyjną z możliwością rozstawienia w niej sprzętu i pracy dla dwóch osób;
  • posiadać kabinę tłumacza lub pomieszczenie z podglądem i odsłuchem dla tłumacza.

 

  1. Sala spotkań dla grup twórczych

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 16 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu;
  • powinna mieć możliwość wyciemnienia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Dodatkowa sala spotkań dla grup twórczych

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 10 osób;
  • mieć dostęp do Internetu;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Duża sala, która będzie przeznaczona na montażownię

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort przy minimum 20 stanowiskach komputerowych (każde po dwa monitory około 32′);
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia stacji roboczych oraz monitorów,
  • powinna mieć możliwość wyciemnienia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym;
  • dostępność 24 godziny na dobę;
  • możliwość zamknięcia na klucz.

 

  1. Pomieszczenie przeznaczone na wypożyczalnię kamer i innego sprzętu filmowego

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 3 osób z trzema stanowiskami pracy przy stołach;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia laptopów i drukarki, ustawienia stołów do rozłożenia sprzętu;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia i zabezpieczenia przed włamaniem – znajdować się blisko portierni.

 

  1. Pomieszczenie przeznaczone na wypożyczalnię oświetlenia filmowego

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 2 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia komputera;
  • stół z możliwością przy nim pracy dla 1 osoby i krzesło dla petenta, a także pustą przestrzeń do rozstawienia filmowego sprzętu oświetleniowego;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Pomieszczenie biurowe

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 4 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia laptopów i drukarki, usytuowanie blisko wejścia – na parterze budynku – tak by uczestnicy projektu łatwo i szybko mogli do niej trafić;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia;
  • dostępność dla pracowników Fundacji 24 godziny na dobę.

 

 III. Opis sposobu przygotowania oferty:

  1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
  2. Oferta powinna mieć formę pisemną, być wypełniona czytelnie, w języku polskim w jednym egzemplarzu.
  3. Składając ofertę, Wykonawca musi przedłożyć:

– wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania),

–  oświadczenie o braku powiązań (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania),

– pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik.

  1. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane.
  2. Oferta powinna zawierać:

– krótki opis oferowanych pomieszczeń i warunków,

– informację, że ośrodek dysponuje wolnymi terminami zgodnymi z harmonogramem (z załącznika 1) oraz wykaże elastyczność w razie konieczności zmiany terminów,

– cenę wynajęcia poszczególnych sal wraz z ich dostępnością do wymienionych w zapytaniu pomieszczeń (cenę jednostkową brutto za dzień i łączną brutto)

– cenę noclegów (cenę jednostkową brutto za dzień i łączną brutto)

– do oferty może zostać załączona dokumentacja potwierdzająca oferowane warunki tj. np. plan pomieszczeń, dokumentacja fotograficzna.

– cenę brutto za jeden posiłek wraz z obsługą za:

– śniadanie
– obiad
– kolację

– Zamawiający może zwrócić się do Oferentów z prośbą o informacje uzupełniające dotyczące złożonej oferty.

  1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.

 

  1. Zasady współpracy i finansowanie:
  • Wszystkie usługi będą finansowane na podstawie umowy w terminie od połowy października do połowy listopada 2018.
  • Rozliczenie usługi na podstawie wystawionej faktury z terminem płatności 14 dni.
  • Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru „Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”.

 

  1. Kryteria oceny ofert:
  • cena ofertowa – waga kryterium – 80 pkt.

Ilość punktów = Cbn / Cb  x 80

Cbn – Cena ofertowana brutto najtańszej oferty

Cb – Cena oferowana brutto ocenianej oferty

  • doświadczenie w organizacji podobnych imprez – waga kryterium – 20 pkt.
  1. Ilość punktów = Lp / Lpn x 20

Lp –   liczba ………………………….

Lpn – największa liczba ……………………………….

 

  1. Sposób oraz termin złożenia oferty:
  • Oferta winna być złożona bezpośrednio do siedziby zamawiającego lub za pośrednictwem poczty (z dopiskiem 1/08/2018) lub mailowo na adres marta.dalecka@filmspringopen.eu do dnia 13.08.2018 do godziny 15:00.
  • Adres zamawiającego: Fundacja Film Spring Open, ul Wazów 12, 01-986 Warszawa
  • Zamawiający informuje jednocześnie, że Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełni wszystkie wymagania określone w zaproszeniu do składania ofert oraz zaoferuje najniższą cenę. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z zastrzeżeniem art. 91 ust 5 i 6.
  • Negocjacje ceny nie będą prowadzone.

– Dodatkowe informacje można uzyskać u pani Marty Daleckiej, pod numerem telefonu 507933273 w godzinach 9-16.00.

– ogłoszenie dostępne jest na stronie www.filmspringopen.eu;

VII. Wykluczenia z postępowania

W ramach postępowania wyklucza się podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające na:

  • Uczestniczeniu w spółce Zamawiającego, jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej
  • Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji w spółce Zamawiającego
  • Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
  • Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

VIII. Ogłoszenie wyników postępowania

  • Otwarcie ofert nastąpi 16.08.2018 o godzinie 15.00
  • Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie, nie później niż w terminie 4 dni roboczych od dnia otwarcia ofert.
  • Podpisanie umowy nastąpi w ciągu 7 dni kalendarzowych od zatwierdzenia oferty.
  • Termin związania ofertą: 30 dni od daty upływu składania ofert.
  1. Wykaz załączników

Załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego jest załącznik nr 1, załącznik nr 2, załącznik nr 3.

Zaproszenie do składania ofert

Załacznik nr 1

Załacznik nr 2

Załacznik nr 3

 

Warszawa, 16.07.2018

Fundacja Film Spring Open
ul Wazów 12
01-986 Warszawa

 

 

INFORMACJA O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

W POSTĘPOWANIU PROWADZONYM ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI

 

dotyczące wyboru ośrodka w celu organizacji Plenerów Film Spring Open 2018 współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru „Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej” zgodnie z umową nr.:  2017-2773/001-001578016-CREA-2-2017-1- PL-MED-TRAINING

 

Działając zgodnie z zasadą konkurencyjności, Zamawiający – Fundacja Film Spring Open zawiadamia, że w wyniku przeprowadzonego postępowania na wyłonienie ośrodka w celu organizacji warsztatów w ramach projektu „Plenery Film Spring Open 2018” została wybrana oferta nr 1 złożona przez FIRMĘ ZIYADA ZIYAD RAOOF I SPÓŁKA SPÓŁKA JAWNA, ul. Jodłowa 13, 30-251 Kraków.

PDF – Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty