Ogłoszenia konkursowe

Warszawa, 10 lipca 2017

 

Zapytanie ofertowe nr   1/07/2017

dotyczące postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności mającego na celu: wybór ośrodka w celu organizacji Plenerów Film Spring Open 2017 współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru “Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”

zgodnie z umową nr EACEA/HT/SPP 16DO27626:

I. Składający zapytanie

 

Fundacja Film Spring Open

01-986 Warszawa
ul Wazów 12

Tel: +48 507933273

Fax: 022 8342295

e-mail: marta.dalecka@filmspringopen.eu

www.filmspringopen.eu

 

II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajęcie pomieszczeń – sal szkoleniowych, miejsc noclegowych (zgodnie z punktami od 9 do 14 niniejszego zapytania ofertowego) celem prowadzenia warsztatów, wykładów zgodnie z projektem „Plenery Film Spring Open 2017”.

Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.).

 

  1. Lokalizacja ośrodka: w Krakowie, ale poza jego zurbanizowana częścią, w odległości 30 minut od Centrum Krakowa – środkiem transportu miejskiego np.: autobus, w odległości nie większej niż 15 min. jazdy samochodem od lotniska.
  2. Powinien być położony w obrębie miasta, ale nie w jego zurbanizowanej części.
  3. Posiadać dostęp do terenów zielonych i bogactwo lokacji do kręcenia filmów w pobliżu.
  4. Na czas trwania Plenerów powinien być zamknięty dla innych gości.
  5. Usługi dodatkowe:

a) Budynek, w którym znajduje się sala szkoleniowa powinien:

  • być pod opieką administratora w czasie Plenerów,
  • posiadać teren umożliwiający organizację planów zdjęciowych w plenerze – w cenie,
  • umożliwiać uczestnikom przez cały czas trwania Plenerów 24 godziny na dobę swobodny dostęp do przestrzeni wspólnych, montażowni, auli wykładowej i 2 mniejszych sal do wykładów i spotkań (w celu pracy w grupach twórczych i wykładów), dwóch sal do organizacji wypożyczalni sprzętu, a także pomieszczenia, w którym Fundacja zorganizuje biuro Plenerów,
  • posiadać oddzielne pomieszczenie przeznaczone na stołówkę,
  • miejsce na auli wykładowej, w którym można postawić roll-upy informujące o Projekcie i jego partnerach; możliwość rozłożenia ulotek i materiałów reklamowych zarówno Fundacji jak i partnerów wydarzenia.
  • Ośrodek powinien dysponować miejscem plenerowym z możliwością zaparkowania dwuosiowego autobusu należącego do Fundacji Film Spring Open – Cinebusa o wadze 13 ton, o wymiarach 12,8 m x 2,5 m i rozstawienia od lewego boku autobusu – hali namiotowej o wymiarach 10 m x 7,5 m i prowadzącego do niego przedsionka.
  • Ośrodek musi posiadać możliwość przyłącza elektrycznego do podpięcia dwóch tablic elektrycznych w Cinebusie – do zasilenia, których potrzebny jest trójfazowy prąd 15 kW z gniazdem 32 A pięciopinowym. Przyłącze musi znajdować się nie dalej niż 100 m od miejsca zaparkowania Cinebusa.
  • Ośrodek powinien umożliwić bezpłatne korzystanie z parkingu dla uczestników, wykładowców i pracowników Fundacji Film Spring Open (nie mniej niż 30 miejsc parkingowych znajdujących się obok obiektu).
  • posiadać kadrę pracowników, którzy mają doświadczenie w pracy przy organizacji takich wydarzeń i pomogą Fundacji Film Spring Open w sprawnej organizacji produkcji wydarzenia od strony technicznej uzależnionej od ośrodka.

b) Możliwość elastycznego ustalenia godzin rozpoczęcia zajęć przed każdym warsztatem i wykładem.

c) Podczas trwania Plenerów ośrodek nie powinien przyjmować innych gości, nie ma też możliwości organizowania innych imprez na swoim terenie.

 

  1. Planowane terminy zajęć:
  • Warsztaty są zaplanowane wg harmonogramu zamieszczonego w załączniku nr 1.
  • Usługodawca powinien zapewnić możliwość ustalenia godzin rozpoczęcia zajęć przed każdym warsztatem.

 

  1. Noclegi:

a) Pokoje powinny:

  • Znajdować się w tym samym budynku, co sale szkoleniowe i magazyny sprzętu oraz montażownia i biuro Plenerów;
  • Umożliwiać nocleg organizatorom, wykładowcom oraz stypendystom (z uwzględnieniem podziału na płeć) dla organizatorów 3 dni przed rozpoczęciem i po zakończeniu Plenerów, a dla uczestników i stypendystów od dnia rozpoczęcia do ostatniego dnia szkolenia, a także dla uczestników Plenerów – w sumie dla minimum 170 osób; w pokojach jedno, dwu i trzyosobowych oraz pokojach typu studio;
  • każdy pokój powinien posiadać własną, oddzielną łazienkę;

b) Uczestnicy powinni mieć możliwość zakwaterowania się od 8 rano.

 

  1. Sala wykładowa posiadająca swój własny system nagłośnienia posiadająca możliwość projekcji

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • sala wykładowa w układzie amfiteatralnym na minimum 170 słuchaczy. Rozłożenie miejsc siedzących umożliwiające dobrą widoczność ekranu do projekcji filmów oraz podestu/podwyższenia dla wykładowców;
  • mieć własny system nagłośnienia;
  • mieć stały dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu o podstawie 4,5 m;
  • powinna mieć możliwość całkowitego wyciemnienia i zamknięcia;
  • posiadać kabinę projekcyjną z możliwością rozstawienia w niej sprzętu i pracy dla dwóch osób;
  • posiadać kabinę tłumacza lub pomieszczenie z podglądem i odsłuchem dla tłumacza.

 

  1. Sala spotkań dla grup twórczych

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 16 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu;
  • powinna mieć możliwość wyciemnienia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Dodatkowa sala spotkań dla grup twórczych

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 10 osób;
  • mieć dostęp do Internetu;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Duża sala, która będzie przeznaczona na montażownię

Powinna spełniać następująca wymagania:

  • komfort przy minimum 20 stanowiskach komputerowych (każde po dwa monitory około 32′);
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia stacji roboczych oraz monitorów,
  • powinna mieć możliwość wyciemnienia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym;
  • dostępność 24 godziny na dobę;
  • możliwość zamknięcia na klucz.

 

  1. Pomieszczenie przeznaczone na wypożyczalnię kamer i innego sprzętu filmowego

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 3 osób z trzema stanowiskami pracy przy stołach;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia laptopów i drukarki, ustawienia stołów do rozłożenia sprzętu;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia i zabezpieczenia przed włamaniem – znajdować się blisko portierni.

 

  1. Pomieszczenie przeznaczone na wypożyczalnię oświetlenia filmowego

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 2 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia komputera;
  • stół z możliwością przy nim pracy dla 1 osoby i krzesło dla petenta, a także pustą przestrzeń do rozstawienia filmowego sprzętu oświetleniowego;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia;
  • umożliwiać głośną pracę bez przeszkadzania innym, możliwość zamknięcia;
  • dostępność 24 godziny na dobę.

 

  1. Pomieszczenie biurowe

Powinno spełniać następująca wymagania:

  • komfort pracy dla około 4 osób;
  • mieć dostęp do Internetu, z możliwością podłączenia laptopów i drukarki, usytuowanie blisko wejścia – na parterze budynku – tak by uczestnicy projektu łatwo i szybko mogli do niej trafić;
  • powinna mieć możliwość zamknięcia;
  • dostępność dla pracowników Fundacji 24 godziny na dobę.

 

 III. Opis sposobu przygotowania oferty:

  1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
  2. Oferta powinna mieć formę pisemną, być wypełniona czytelnie, w języku polskim w jednym egzemplarzu.
  3. Składając ofertę, Wykonawca musi przedłożyć:

– wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania),

–  oświadczenie o braku powiązań (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania),

– pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik.

  1. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane.
  2. Oferta powinna zawierać:

– krótki opis oferowanych pomieszczeń i warunków,

– informację, że ośrodek dysponuje wolnymi terminami zgodnymi z harmonogramem (z załącznika 1) oraz wykaże elastyczność w razie konieczności zmiany terminów,

– cenę wynajęcia poszczególnych sal wraz z ich dostępnością do wymienionych w zapytaniu pomieszczeń (cenę jednostkową brutto za dzień i łączną brutto)

– cenę noclegów (cenę jednostkową brutto za dzień i łączną brutto)

– do oferty może zostać załączona dokumentacja potwierdzająca oferowane warunki tj. np. plan pomieszczeń, dokumentacja fotograficzna.

– Zamawiający może zwrócić się do Oferentów z prośbą o informacje uzupełniające dotyczące złożonej oferty.

  1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.

 

VI. Zasady współpracy i finansowanie:

  • Wszystkie usługi będą finansowane na podstawie umowy w terminie od połowy października do połowy listopada 2017.
  • Rozliczenie usługi na podstawie wystawionej faktury z terminem płatności 14 dni.
  • Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru “Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”.

 

V. Kryteria oceny ofert:

  • cena ofertowa – waga kryterium – 80 pkt.

Ilość punktów = Cbn / Cb  x 80

Cbn – Cena ofertowana brutto najtańszej oferty

Cb – Cena oferowana brutto ocenianej oferty

 

  • doświadczenie w organizacji podobnych imprez – waga kryterium -20 pkt.
  1. Ilość punktów = Lp / Lpn x 20

Lp –   liczba ………………………….

Lpn – największa liczba ……………………………….

 

VI. Sposób oraz termin złożenia oferty:

  • Oferta winna być złożona bezpośrednio do siedziby zamawiającego lub za pośrednictwem poczty (z dopiskiem 1/07/2017) lub mailowo na adres marta.dalecka@filmspringopen.eu do dnia 17.07.2017 do godziny 15:00.
  • Adres zamawiającego: Fundacja Film Spring Open, ul Wazów 12, 01-986 Warszawa
  • Zamawiający informuje jednocześnie, że Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełni wszystkie wymagania określone w zaproszeniu do składania ofert oraz zaoferuje najniższą cenę. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z zastrzeżeniem art. 91 ust 5 i 6.
  • Negocjacje ceny nie będą prowadzone.

– Dodatkowe informacje można uzyskać u pani Marty Daleckiej, pod numerem telefonu 507933273 w godzinach 9-16.00.

– ogłoszenie dostępne jest na stronie www.filmspringopen.eu;

 

VII. Wykluczenia z postępowania

W ramach postępowania wyklucza się podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające na:

  • Uczestniczeniu w spółce Zamawiającego, jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej
  • Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji w spółce Zamawiającego
  • Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
  • Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

VIII. Ogłoszenie wyników postępowania

  • Otwarcie ofert nastąpi 20.07.2017 o godzinie 10.30
  • Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie, nie później niż w terminie 4 dni roboczych od dnia otwarcia ofert.
  • Podpisanie umowy nastąpi w ciągu 7 dni kalendarzowych od zatwierdzenia oferty.
  • Termin związania ofertą: 30 dni od daty upływu składania ofert.

IX. Wykaz załączników

Załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego jest załącznik nr 1, załącznik nr 2, załącznik nr 3.

Pobierz PDF:

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:

Warszawa 20.07.2017

 

Fundacja Film Spring Open

ul Wazów 12

01-986 Warszawa

INFORMACJA O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

W POSTĘPOWANIU PROWADZONYM ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI

 

dotyczące wyboru ośrodka w celu organizacji Plenerów Film Spring Open 2017 współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Kreatywnej Europy w ramach komponentu Media i obszaru “Szkolenia dla Profesjonalistów branży audiowizualnej”  zgodnie z umową nr EACEA/HT/SPP 16DO27626

 

Działając zgodnie z zasadą konkurencyjności, Zamawiający – Fundacja Film Spring Open zawiadamia, że w wyniku przeprowadzonego postępowania na wyłonienie ośrodka w celu organizacji warsztatów w ramach projektu „Plenery Film Spring Open 2017” została wybrana oferta nr 1 złożona przez Dom Gościnny “Przegorzały” Uniwersytet Jagielloński, ul. Jodłowa 13, 30-252 Kraków.
Pobierz PDF Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty